Investeren in relaties en professionaliteit.

We weten dat samenwerken essentieel is voor organisaties om snel te kunnen reageren op veranderingen. En toch is het bar lastig. Uit onderzoek blijkt dat 70 tot 80 procent van de samenwerkingen mislukt of niet leidt tot het gewenste resultaat. Volgens Patrick Kenis, hoogleraar public governance in Tilburg, zijn er drie oorzaken voor deze mislukkingen: 1) er is geen duidelijk doel voor de samenwerking; 2) de mensen of organisaties die geacht worden samen te werken, houden vast aan hun eigen context en zijn niet bereid de samenwerking als een nieuwe structuur te zien; 3) soms is er eigenlijk geen enkele reden tot samenwerken.

Samenwerken in de natuur

Wij mensen vinden samenwerken ingewikkeld, maar dieren hebben er veel minder moeite mee. Kijk naar vogels die als een zwerm door de lucht vliegen. Ze bewegen schijnbaar moeiteloos met elkaar in gigantische aantallen. Zodra er een roofvogel verschijnt, buigt de eerste vogel die de roofvogel signaleert af. Zonder aarzeling volgt de rest. Er wordt nauw samengewerkt om het gevaar, de roofvogel, te slim af te zijn.

Er zijn veel voorbeelden in de natuur. Denk aan het vogeltje, de honeyguide, dat probleemloos honingraten weet te vinden, maar ze niet kan openen. Dus lokt hij de honingdas, die met zijn scherpe klauwen de honingraat sloopt. Samen smullen ze van de honing. Of kijk naar de chimpansees die samenwerken om hazelnoten uit een pot te halen. Zelfs de verdeling is eerlijk; de chimpansee die de kei heeft gegeven, krijgt drie van de vijf noten.

Wat kunnen we leren van de dieren? Een gezamenlijk doel is cruciaal. Of het nu gaat om honing, noten of veiligheid, in de natuur is dat al voldoende. Bij nader inzien zien we ook andere elementen. De honeyguide is een fantastische speurneus in het vinden van honingraten, terwijl de honingdas grote klauwen heeft om de honingraat te slopen. Het doel is helder en er is een eerlijke verdeling van de opbrengst. Bij de chimpansees speelt vertrouwen een belangrijke rol. De ene chimpansee geeft de kei aan de ander in de wetenschap dat hij geen zekerheid heeft dat hij een noot krijgt. Er zit namelijk een schot tussen de twee chimpansees. De zwerm vogels laat zien dat naast vertrouwen ook duidelijke afspraken belangrijk zijn. In de zwerm is de afspraak dat als een vogel van richting verandert, iedereen zonder enige aarzeling volgt. Alleen door direct te reageren kunnen ze hun veiligheid bewaren.

Leren samenwerken tussen organisaties

Samenwerking kan dus vanzelfsprekend gaan, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. De laatste jaren is veel onderzoek gedaan naar de succesfactoren voor samenwerking. Edwin Kaats en Wilfred Opheij schreven in 2013 het managementboek van het jaar, “Leren Samenwerken tussen Organisaties”.  In dit model staan vijf factoren die belangrijk zijn voor samenwerking:

• Gezamenlijke ambitie: De ambitie is waardevol en betekenisvol voor alle betrokkenen en draagt bij aan het realiseren van de eigen ambities.
• Oprechte interesse: Interesse voor elkaars belangen en de bereidheid die te bespreken. Verschillende belangen zijn oké, in gesprek ga je op zoek naar gemeenschappelijke belangen.
• Goede relatie: Een goede relatie tussen samenwerkers bepaalt het succes. Een procesbegeleider die niet bij een van de partijen werkt, kan helpen.
• Professionele organisatie: Samenwerking moet professioneel georganiseerd worden. Onduidelijkheid over de vorm of middelen kan een samenwerking doen mislukken.
• Continue aandacht: Continu aandacht voor het proces van samenwerken. Zijn we nog op de goede weg of moeten we de ambitie bijstellen?

Vijf pijlers voor samenwerking in teams

Bekend is ook het model van Patrick Lencioni voor samenwerking in teams. Lencioni benoemt vijf pijlers voor samenwerking in teams, samengevat in een piramide met resultaatgerichtheid aan de top:

• Vertrouwen: De basis van de piramide. Vertrouwen dat de anderen goede bedoelingen hebben.
• Productieve conflicten: Ruimte voor afwijkende meningen, wat leidt tot nieuwe inzichten.
• Betrokkenheid: Omdat het team een gezamenlijk doel heeft en duidelijke besluiten neemt, ontstaat betrokkenheid.
• Verantwoordelijkheid: Teamleden spreken elkaar aan en nemen verantwoordelijkheid vanwege vertrouwen, gezamenlijke besluitvorming en betrokkenheid.
• Resultaatgerichtheid:  Sturen op concrete doelstellingen.

Een gezamenlijk doel of ambitie is cruciaal, maar in de praktijk niet altijd voldoende. Soms blijft een ambitie betekenisloos.

Samenwerken in de praktijk

We zijn als Yolk actief in programma’s om de samenwerking tussen passend onderwijs en jeugdhulp te verbeteren. Een wicked problem, een taai vraagstuk dat niet zomaar door een organisatie of individu kan worden opgelost. Soms zijn er wel tien partijen betrokken bij de problemen van een kind en vaak ook het gezin. Alle betrokken partijen hebben als ambitie “Het kind centraal”. Ze hebben zelfs een aanpak geformuleerd: een gezin of kind, een probleem, een aanpak, een regie. Toch gaat het soms fout omdat “het kind centraal” niet vertaald wordt naar daden in de samenwerking.

Volgens Patrick Kenis is in dit soort gevallen een organisatienetwerk de oplossing. Een organisatienetwerk bestaat uit ten minste drie organisaties die individueel niet in staat zijn het vraagstuk aan te pakken. In het netwerk delen de organisaties informatie, middelen en verbinden activiteiten en competenties. Het netwerk functioneert als ware het een eigen organisatie. Dit kan ook de oplossing zijn voor ingewikkelde vraagstukken zoals problematiek van verzuim en thuiszitters op scholen. Traditionele samenwerking is onvoldoende; er is behoefte aan een organisatienetwerk.

Taaie vraagstukken vragen om nieuw organiseren

Samenwerken is essentieel en sommige wetenschappers, zoals Kenis, stellen dat de taaie vraagstukken van vandaag zonder een nieuw organisatiemodel niet meer kunnen worden opgelost. Zij zien heil in organisatienetwerken. Traditionele organisaties hebben in dat denken geen toekomst meer. Veel organisaties hebben voorlopig hun handen al vol aan meer gewone vormen van samenwerking. Het overgrote deel van die samenwerkingen mislukt, terwijl samenwerken cruciaal is voor een wendbare en veerkrachtige organisatie. Door te leren van de natuur, te begrijpen wat samenwerking succesvol maakt en te investeren in goede relaties en professionele organisatie, kunnen we de kans op succesvolle samenwerking vergroten.