Communiceer minder op het werk

Henny van Egmond28 november 2018

We staan altijd ‘aan’. Via mail, Skype, Slack, WhatsApp of welk ander kanaal ook zijn we continu aan het communiceren met elkaar. We weten dat mensen stress ervaren door al die prikkels, maar nu blijkt ook dat teams minder presteren als ze de hele tijd maar aan het communiceren zijn. De oplossing? Communicatievrije periodes tijdens de werkdag.

Death by information overload, was de pakkende titel van een artikel van Paul Hemp uit Harvard Business Review, alweer in september 2009. De impact van de enorme hoeveelheid informatie op ons als mens is negatief, luidde de conclusie: ‘Bestaand onderzoek suggereert dat de enorme hoeveelheid beschikbare informatie – en de onderbreking van het werk van mensen – een negatief effect kan hebben op niet alleen persoonlijk welzijn, maar ook op besluitvorming, innovatie en productiviteit’.

Hoge kosten van bereikbaarheid

Sinds 2009 is de hoeveel informatie die wij per dag te verwerken krijgen alleen maar toegenomen. Met dramatische gevolgen. Het feit dat medewerkers het gevoel hebben altijd maar bereikbaar te moeten zijn leidt tot stress en burn-out. Bedrijven als Volkswagen hebben dan ook mailen buiten werktijd aan banden gelegd. Frankrijk werd in 2016 zelfs het eerste land waar met een wet werd ingegrepen om mailen buiten kantooruren te kunnen verbieden: bedrijven met meer dan 50 medewerkers werd opgedragen een tijdsperiode per dag aan te duiden waarbinnen geen mail mocht worden verstuurd. En ook in Nederland vindt met name de PvdA dat medewerkers het recht moeten krijgen om onbereikbaar te zijn. Minder informatieprikkels zou leiden tot minder stress en tot minder burn-outs. Al die stress en burn-outs kosten de samenleving per jaar 2,5 miljard euro, aldus TNO.

Wat heb je eraan

Maar levert al die communicatie tijdenswerkuren nu eigenlijk zoveel op? Dat is zeker niet altijd het geval, blijkt uit een artikel van een aantal Amerikaanse onderzoekers. Zij onderzochten in een jaar tijd hoe 600 kleine teams complexe businessvraagstukken oplosten in drie verschillende omstandigheden: Teams stonden voortdurend in contact met elkaar, teams konden helemaal niet met elkaar communiceren en in de derde situatie hadden teams regelmatig periodes waarbij geen onderlinge communicatie mogelijk was.

Communiceer niet

De onderzoekers hadden het idee (op basis van al bestaand onderzoek) dat de teams die continu interacteerden gemiddeld tot goede oplossing zouden komen, maar niet dé beste oplossing zouden vinden. Zonder interactie zou het leiden tot grote verschillen in de kwaliteit van de oplossingen. De studie bevestigde deze veronderstellingen, maar verrassend genoeg kwam er nog een ander resultaat uit. De teams die regelmatig periodes niet met anderen communiceerden presteerden in het algemeen beter en kwamen ook tot betere oplossingen. De mail, WhatsApp en al die andere communicatiekanalen moeten dus niet alleen afgesloten worden nawerktijd, maar vooral ook tijdens.